Fin de la télécopie pour la déclaration préalable à l’embauche

Un décret n° 2025-1338 du 26 décembre 2025 (JO 27), actualise les modalités de transmission de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et entérine la disparition d’un mode de communication devenu obsolète : la télécopie.

La télécopie définitivement écartée

Jusqu’à présent, les employeurs non tenus de transmettre la DPAE par voie dématérialisée pouvaient encore l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par télécopie (C. trav. art. R. 1221-5, version antérieure au 27-12-2025).

Désormais, à compter du 28 décembre 2025, la télécopie ne figure plus parmi les moyens autorisés de transmission de la DPAE (Décret 2025-1338 du 26 décembre 2025, JO du 27, art. 2 et 4 ; C. trav. art. R. 1221-5 modifié).

Ce mode d’envoi, largement tombé en désuétude, est ainsi officiellement supprimé des textes.

Voie électronique et dérogation papier

La voie électronique reste la norme.

Elle est obligatoire pour les employeurs relevant du régime général (hors particuliers employeurs) ou du régime agricole ayant transmis plus de 50 DPAE l’année précédente (C. trav. art. R. 1221-3 et D. 1221-18).

Pour les autres, elle est fortement recommandée.

La transmission papier demeure possible, à condition d’utiliser le formulaire Cerfa n° 14738*01.

Encadrement renforcé du recours au courrier

Le décret précise également les conditions d’envoi de la DPAE par LRAR.

Dans ce cas, la déclaration doit être expédiée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

L’employeur est tenu de conserver un double de la lettre ainsi que le récépissé postal jusqu’à réception de l’accusé de réception émis par l’organisme de recouvrement.

Cette précision vise à garantir la traçabilité de la DPAE dans un contexte où la dématérialisation tend à devenir la norme, même pour les employeurs non soumis à l’obligation.

Ce décret s’inscrit ainsi dans une logique de simplification et de modernisation des procédures déclaratives, en phase avec les pratiques actuelles.